HAKMAN ELEKTRONİK

SANAYİ VE TİCARET ANONİM ŞİRKETİ

KİŞİSEL VERİ SAKLAMA VE İMHA POLİTİKASI

1.GİRİŞ

1.1 Amaç

T.C. Anayasası’nın "Özel Hayatın Gizliliği” başlıklı 20. maddesi uyarınca, herkes kendisi ile ilgili kişisel verilerin korunmasını talep etme hakkına sahiptir. Bu hak; kişinin kendisiyle ilgili kişisel veriler hakkında bilgilendirilme, bu verilere erişme, bunların düzeltilmesini veya silinmesini talep etme ve amaçları doğrultusunda kullanılıp kullanılmadığını öğrenmeyi de kapsamaktadır.

07.04.2016 tarih ve 29677 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("Kanun”) ile kişisel verilerin işlenmesinde başta özel hayatın gizliliği olmak üzere kişilerin temel hak ve özgürlüklerini korumak ve kişisel verileri işleyen gerçek ve tüzel kişilerin yükümlülükleri ile uyacakları usul ve esaslar düzenlemiş olup işbu Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası ("Politika”), HAKMAN ELEKTRONİK SANAYİ VE TİCARET ANONİM ŞİRKETİ ("Şirket”) nezdinde gerçekleştirilmekte olan kişisel verilere ilişkin saklama ve imha faaliyetlerine dair iş ve işlemler konusunda usul ve esasları belirlemek amacıyla hazırlanmıştır. Bu anlamda, kişisel verilerin saklanması ve imhasına ilişkin iş ve işlemler Politikaya uygun olarak gerçekleştirilmektedir.

1.2 Kapsam

"Şirket çalışanları, çalışan adayları, eğitmenler, iş ortakları, referanslar, tedarikçi çalışanları, tedarikçi yetkilileri, ürün veya hizmeti alan kişiler, yöneticiler, ziyaretçiler ve diğer kişilere” ait kişisel veriler bu Politika kapsamında olup Şirket’in sahip olduğu ya da Şirket tarafından yönetilen kişisel verilerin işlendiği tüm kayıt ortamları ve kişisel veri işlenmesine yönelik faaliyetlerde bu Politika uygulama alanı bulur.

1.3 Kısaltmalar ve Tanımlar

●Alıcı Grubu: Veri sorumlusu tarafından kişisel verilerin aktarıldığı gerçek veya tüzel kişi kategorisi.

●Açık Rıza: Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza.

●Anonim Hale Getirme: Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi.

●Çalışan: Şirket personeli.

●Elektronik Ortam: Kişisel verilerin elektronik aygıtlar ile oluşturulabildiği, okunabildiği, değiştirilebildiği ve yazılabildiği ortamlar.

●Elektronik Olmayan Ortam: Elektronik ortamların dışında kalan tüm yazılı, basılı, görsel vb. diğer ortamlar.

●İlgili Kişi: Kişisel verisi işlenen gerçek kişi.

●İlgili Kullanıcı: Verilerin teknik olarak depolanması, korunması ve yedeklenmesinden sorumlu olan kişi ya da birim hariç olmak üzere veri sorumlusu organizasyonu içerisinde veya veri sorumlusundan aldığı yetki ve talimat doğrultusunda kişisel verileri işleyen kişiler.

●İmha: Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi.

●Kanun: 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu.

●Kayıt Ortamı: Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortam.

●Kişisel Veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi.

●Kişisel Veri İşleme Envanteri: Veri sorumlularının iş süreçlerine bağlı olarak gerçekleştirmekte oldukları kişisel verileri işleme faaliyetlerini; kişisel verileri işleme amaçları ve hukuki sebebi, veri kategorisi, aktarılan alıcı grubu ve veri konusu kişi grubuyla ilişkilendirerek oluşturdukları ve kişisel verilerin işlendikleri amaçlar için gerekli olan azami muhafaza edilme süresini, yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel verileri ve veri güvenliğine ilişkin alınan tedbirleri açıklayarak detaylandırdıkları envanter.

●Kişisel Verilerin İşlenmesi: Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, saklanması, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hale getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem.

●Kurul: Kişisel Verileri Koruma Kurulu

●Özel Nitelikli Kişisel Veri: Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri.

●Periyodik İmha: Kanunda yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda kişisel verileri saklama ve imha politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla re’sen gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemi.

●Politika: Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası

●Tedarikçi: Şirket ile belirli bir sözleşme çerçevesinde hizmet sağlayan gerçek veya tüzel kişi.

●Veri İşleyen: Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak veri sorumlusu adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişi.

●Veri Kayıt Sistemi: Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemi.

● Veri Sorumlusu: Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasında ve yönetilmesinden sorumlu gerçek veya tüzel kişi. – Hakman Elektronik San. ve Tic. A.Ş.

●Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi: Veri sorumlularının Sicile başvuruda ve Sicile ilişkin ilgili diğer işlemlerde kullanacakları, internet üzerinden erişilebilen, Başkanlık tarafından oluşturulan ve yönetilen bilişim sistemi.

●Yönetmelik: Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi Veya Anonim Hale Getirilmesi Hk. Yönetmelik

2.SORUMLULUK VE GÖREV DAĞILIMLARI

Şirketin tüm birimleri ve çalışanları, sorumlu birimlerce Politika kapsamında alınmakta olan teknik ve idari tedbirlerin gereği gibi uygulanması, çalışanlarının eğitimi ve farkındalığının artırılması, izlenmesi ve sürekli denetimi ile kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesinin önlenmesi, kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesinin önlenmesi ve kişisel verilerin hukuka uygun saklanmasının sağlanması amacıyla kişisel veri işlenen tüm ortamlarda veri güvenliğini sağlamaya yönelik teknik ve idari tedbirlerin alınması konularında sorumlu birimlere aktif olarak destek verir.

3.KAYIT ORTAMLARI

Kişisel veriler, Şirket tarafından Tablo 2’de listelenen ortamlarda hukuka uygun olarak güvenli bir şekilde saklanır.

Tablo 1: Kişisel veri saklama ortamları

ELEKTRONİK ORTAMLAR	ELEKTRONİK OLMAYAN ORTAMLAR
● Sunucular ● Yazılımlar ● Bilgi güvenliği cihazları (güvenlik duvarı, saldırı tespit ve engelleme, günlük kayıt dosyası, antivirüs vb.) ● Bilgisayarlar ● Mobil cihazlar (telefon vb.) ● Harici diskler (USB vb.) ● Cloud sistemleri	● Kağıt ● Yazılı, basılı, görsel ortamlar[HD|AT1]

 

4.SAKLAMA VE İMHAYA İLİŞKİN AÇIKLAMALAR

Şirket tarafından; "Şirket çalışanları, çalışan adayları, eğitmenler, iş ortakları, referanslar, tedarikçi çalışanları, tedarikçi yetkilileri, ürün veya hizmeti alan kişiler, yöneticiler ve diğer kişilere” ait kişisel veriler Kanuna uygun olarak saklanır ve imha edilir. Bu kapsamda saklama ve imhaya ilişkin detaylı açıklamalara aşağıda sırasıyla yer verilmiştir.

 

 

4.1 Saklamaya İlişkin Açıklamalar

Kanunun 3. maddesinde kişisel verilerin işlenmesi kavramı tanımlanmış, 4. maddesinde işlenen kişisel verinin işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olması ve ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli süre kadar muhafaza edilmesi gerektiği belirtilmiş, 5 ve 6. maddelerde ise kişisel verilerin işleme şartları sayılmıştır. Buna göre, Şirketimiz faaliyetleri çerçevesinde kişisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen veya işleme amaçlarımıza uygun süre kadar saklanır.

4.1.1 Saklamayı Gerektiren Hukuki Sebepler

Şirket nezdinde, faaliyetler çerçevesinde işlenen kişisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen süre kadar muhafaza edilir. Bu kapsamda kişisel veriler ilgili kişinin açık rızasına dayanarak veya aşağıdaki sebeplerden bir veya birden fazlasının somut olayda bulunması durumunda ilgili kişinin açık rızası olmaksızın da saklanır:

a) Kanunlarda açıkça öngörülmesi,

b) Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması,

c)Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması,

d)İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması,

e) Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması

f) İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması

4.2 İmhayı Gerektiren Sebepler

Kişisel veriler;

●İşlenmesine esas teşkil eden ilgili mevzuat hükümlerinin değiştirilmesi veya ilgası,

●İşlenmesini veya saklanmasını gerektiren amacın ortadan kalkması,

●Kişisel verileri işlemenin sadece açık rıza şartına istinaden gerçekleştiği hallerde, ilgili kişinin açık rızasını geri alması,

●Kanunun 11. maddesi gereği ilgili kişinin hakları çerçevesinde kişisel verilerinin silinmesi ve yok edilmesine ilişkin yaptığı başvurunun Şirket tarafından kabul edilmesi,

●Şirketin, ilgili kişi tarafından kişisel verilerinin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi talebi ile kendisine yapılan başvuruyu reddetmesi, verdiği cevabı yetersiz bulması veya Kanunda öngörülen süre içinde cevap vermemesi hallerinde; Kurula şikâyette bulunması ve bu talebin Kurul tarafından uygun bulunması,

●Kişisel verilerin saklanmasını gerektiren azami sürenin geçmiş olması ve kişisel verileri daha uzun süre saklamayı haklı kılacak herhangi bir şartın mevcut olmaması, durumlarında, Şirket tarafından ilgili kişinin talebi üzerine silinir, yok edilir ya da re’sen silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

 

5.TEKNİK VE İDARİ TEDBİRLER

Kişisel verilerin güvenli bir şekilde saklanması, hukuka aykırı olarak işlenmesi ve erişilmesinin önlenmesi ile kişisel verilerin hukuka uygun olarak imha edilmesi için Kanunun 12 nci maddesiyle Kanunun 6 ncı maddesi dördüncü fıkrası gereği özel nitelikli kişisel veriler için Kurul tarafından belirlenerek ilan edilen yeterli önlemler çerçevesinde Şirket tarafından teknik ve idari tedbirler alınır.

5.1 Teknik Tedbirler

Şirket tarafından, işlenen kişisel verilerle ilgili olarak alınan teknik tedbirler aşağıda sayılmıştır:

…

5.2 İdari Tedbirler

Şirket tarafından, işlenen kişisel verilerle ilgili olarak alınan idari tedbirler aşağıda sayılmıştır:

·Kişisel Veri İşleme Envanteri Hazırlanması

·Kurumsal Politikalar oluşturulması

·Sözleşmeler (Veri Sorumlusu – Veri Sorumlusu, Veri Sorumlusu – Veri İşleyen Arasında)

·Risk Analizleri

·Eğitim ve Farkındalık Faaliyetleri (Bilgi Güvenliği ve Kanun)

 

6.KİŞİSEL VERİLERİ İMHA TEKNİKLERİ

İlgili mevzuatta öngörülen süre ya da işlendikleri amaç için gerekli olan saklama süresinin sonunda kişisel veriler, Şirket tarafından re’sen veya ilgili kişinin başvurusu üzerine yine ilgili mevzuat hükümlerine uygun olarak aşağıda belirtilen tekniklerden Şirket’e uygun olanın kullanılması suretiyle imha edilir.

6.1 Kişisel Verilerin Silinmesi

Kişisel veriler Tablo-2’te verilen yöntemlerle silinir.

 

Tablo 2: Kişisel Verilerin Silinmesi

VERİ KAYIT ORTAMI

AÇIKLAMA

SUNUCULARDA YER ALAN KİŞİSEL VERİLER

Elektronik ortamda bulunan veriler, ilgili servis sağlayıcıya gerekli olan talimat verilerek aşağıdaki şekillerde silinmesi istenir.   1- İlgili kayıt bilgilerine istinaden, bu kaydın bütün alanları anonimleştirerek, ilgili kaydın anonimleştirilmiş hali kanıt olarak geri sunulur.   2- İlgili kayıt bilgileri, sunucu ya da bellek ya da kayıt ortamından kalıcı olarak silinir ve silinme işlemine ait servis sağlayıcı yazılı olarak geri bildirimde bulunur.

 

6.2 Kişisel Verilerin Yok Edilmesi

Kişisel veriler, Şirket tarafından Tablo-3’te verilen yöntemlerle yok edilir.

 

Tablo 3: Kişisel Verilerin Yok Edilmesi

VERİ KAYIT ORTAMI	AÇIKLAMA
FİZİKSEL ORTAMDA YER ALAN KİŞİSEL VERİLER	Dijital veri saklayan ya da fiziksel veri kaydeden bütün cihazlar, ezilip, yakılarak ya da manyetik alanı (wipe edilerek) yok edilir.
OPTİK / MANYETİK MEDYADA YER ALAN KİŞİSEL VERİLER

6.3 Kişisel Verilerin Anonim Hale Getirilmesi

Kişisel verilerin anonim hale getirilmesi, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesidir.

Kişisel verilerin anonim hale getirilmiş olması için; kişisel verilerin, veri sorumlusu veya üçüncü kişiler tarafından geri döndürülmesi ve/veya verilerin başka verilerle eşleştirilmesi gibi kayıt ortamı ve ilgili faaliyet alanı açısından uygun tekniklerin kullanılması yoluyla dahi kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemez hale getirilmesi gerekir.

 

 

 

7. SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ

Şirket tarafından, faaliyetleri kapsamında işlenmekte olan kişisel verilerle ilgili olarak;

●Süreçlere bağlı olarak gerçekleştirilen faaliyetler kapsamındaki tüm kişisel verilerle ilgili kişisel veri bazında saklama süreleri Şirket Kişisel Veri İşleme Envanterinde yer alır.

Söz konusu saklama süreleri üzerinde, gerekmesi halinde Şirket yetkilisi departmanı tarafından gerekli güncellemeler yapılır. Saklama süreleri sona eren kişisel veriler için re’sen silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemi Şirket yetkilisi tarafından yerine getirilir.

8. PERİYODİK İMHA SÜRESİ

Yönetmeliğin 11 inci maddesi gereğince Şirket, periyodik imha süresini 6 ay olarak belirlemiştir. Buna göre, Şirket nezdinde her yıl Aralık ve Temmuz aylarında periyodik imha işlemi gerçekleştirilir. Tüm çalışanlar kendi kontrolünde olan verilerin bu politikaya uygun şekilde imhasını sağlamakla yükümlüdürler. Bu kapsamda imha sorumlularına saklama sürelerinin sonunda bildirim yapmakla yükümlüdürler.

 

9.POLİTİKANIN YÜRÜRLÜĞÜ VE YÜRÜRLÜKTEN KALDIRILMASI

Politika, Şirket yetkilisinin onayı ile yürürlüğe girmiş kabul edilir.

Yürürlükten kaldırılmasına karar verilmesi halinde, Politika’nın ıslak imzalı eski nüshaları Şirket yetkilisi kararı ile iptal edilerek (iptal kaşesi vurularak veya iptal yazılarak) imzalanır ve en az 5 yıl süre ile Şirket tarafından saklanır.

 

EK-1:Veri İmha Süreci Tablosu

EK-2:Kişisel Veri İmha Tutanağı